【忙しいSE向け】ファイルを探す無駄な時間をゼロにする方法

お疲れ様です。

元社畜＠コージです。

 

 

 

今日紹介するのは

 

 

ファイルを探す
無駄な時間を
ゼロにする方法

 

 

 

です！

 

 

 

 

 

パソコンで作業する皆さん

自分のデスクトップ画面は
どんな状況でしょうか。

 

 

いきなりですが

アンケートです！

自分のデスクトップに

近いのはどっち！

 

 

（A) 

 

  

（B）

 

 

Aに対してBは非常に汚い
デスクトップですね。

 

 

 

今回紹介する方法を知りますと、

ずーとBだった人が、
まるでAで作業しているように

 

 

 

資料の置き場が整理され

作業が楽に進むようになります。

 

例えば

 

マルチタスクの人ほど

多数の資料を管理/保存

することが多いと思います。

 

私はSEなので、依頼された仕事別に

見積り資料や作業エビデンスを

複数資料を整理しています。

 

仕事を依頼されたときに、

その仕事が過去と似たお仕事

であることがあります。

 

そのため、過去の見積り資料を

使いまわしたい場合やそれを
お客様に提示する必要が出てきます。

 

そういうときに、今回の紹介方法を

実践していれば、資料の置き場が

明確になるので、

 

 

難なく資料が見つかり、

資料の提出や使いまわしが

ロスタイムなしで行えます。

 

今までBのデスクトップのように

資料の整理ができていなくて、

「あの資料、どこだっけな～」

 

 

と資料を探す時間に取られ、

煩わしい思いをしていたのが

ゼロになるのです！

 

 

 

また、仕事によっては一か月以上

長期間放置していて、資料に

全く触れていない場合でも、

 

保管場所に目処着くので、

保管場所を思い出す時間や
探す時間も少なく、

 

スムーズに作業を

再開することができます。

 

 

 

あるいは、突発的に先輩から

「この資料どこにあるのか教えて！」

と先輩から聞かれたときにも、

 

時間がとられず、

すぐに回答することができます。

 

 

しかも、

今までファイル整理が

継続できなかった人でも
この方法を実践したところ、

 

 

自然とファイル整理する習慣が
身について仕事を効率的に
行えるようなりました！

 

 

その結果、残業を無駄にせず

定時退社ができるように
なっていき、

 

 

自分の時間を過ごすことが

できるようになりました。

逆に知らないと、

自分の作業内容を整理されず、

 「あれ？あの資料はどこだっけ？

　使い回したいのに無い！？」

となり、資料を探す羽目になります。

最悪一から資料を作り直すことも

あるでしょう。

これ！

すっごい！

無駄です！

 

 

それに、同じようなファイルが

同じ場所にあれば、どちらが最新なのか

忘れてしまうこともあるでしょう。

 

 

挙句の果てには

古い資料を最新だと勘違いし

お客様に提出してしまうことも
あるでしょう。

 

 

そうなったら、

もう最悪ですね！

具体的にどれだけ無駄か

見ていきましょう。

例えば、資料作成のときに

過去資料を使いまわすことが

ある仕事だとします。

資料を作る時に、

資料がすぐに見つからないと

資料を新たに作ることになります。

仮に新しく資料作成に１時間かかる資料で、

資料を使い回せば３０分程度で

作成できるものだとします。

しかし、フォルダ整理ができないので、

資料を探すことに・新規資料作成に
３０分は余計に時間がかかります。

これが一回だけに収まらず、

資料を作る度に何度も発生します。

仮に資料を使い回す機会が

1週間に1回あったとしたら、

年間で53週間x0.5時間=26.5時間

つまり、資料を使い回せないことで

8時間x3日ほど無駄になるのです。

これは年間で有給休暇3日は

とれるはずが、フォルダ整理が

できないために休めない状態と同じです。

これではどんなに作業効率を上げても

有給休暇はとれませんし、

残業は減りません。

今日紹介する方法を知らない人は

それだけ時間を無駄にするのです。

 

 

 

そういう私は以前、
デスクトップがBの人でした。

 

 

なので、Bのデスクトップの人が

資料の置くスペースがなくなったら
どうするのか知っています。

それは
ファイル１つ１つを整理せず

ファイル全部をまとめて
一つのフォルダに移します。

 

 

 

そして、そのフォルダを
普段使わない「Dドライブ」に
そっと置いておくのです。

そうすれば、

デスクトップ画面は
とても綺麗になりますね（苦笑）



ファイルを洋服に例えると
タンスに服が置けなくなったから
ベッドの上に洋服を置くのと同じです

こうなってしまうと

後から必要なのがあっても

探すのも大変ですね。

しかし、ある日、そのゴミが

必要になる時が来るのです。

  

よく職場では
関係者全員に一斉メールするときに
メーリングリスト(以下:メーリス)を
使われます。

私の職場も使っていました。


なので、職場のメンバーが変われば

このメーリスの変える必要があります。


 

当時、メーリスの更新作業も
私の仕事の一つでしたので、

作業をするとき用に
簡単なマニュアルを
作っていました。

 

ただ、マニュアルを作る時のあるある

なのが、作業を一度実施したら、

なんとなく作業を覚えてしまうのです。

そしたら、マニュアルを開かなくても
作業できるので、マニュアルをどこに
置いたか忘れてしまうのです。


 

そこで、ある日、
職場の先輩から言われるのです。

「職場に新人入ったからさぁ。

　メーリス更新するための

　マニュアルを作ってほしいんだよね」

 

そのときに思い出すのです。

「あぁ！そういえば、
　マニュアル作ったような気が！

　でも、どこにあったかなぁ」

 

ファイル検索もしますが、

それらしいファイルも
ありません。

 

Excelで開けば、最近開いた

ファイル一覧が表示されますが、
そこにもありません。

 

思いつく場所を
手当たり次第、探します。



ダウンロードフォルダかな。

会社の共有フォルダかな。

普段使わないDドライブかな。

 

こうして３０～６０分の
時間を無駄にするのです。

 

これはマニュアルに限らず

どの資料やファイルにも
起こりうる無駄です。



この無駄は必ず起きます！

なのに、何もしないまま
放置してしまうのが問題なのです

こうならないために
今回、紹介する方法が

とても役立ちます。




その方法というのは、

PCが使える人なら誰でも簡単にでき、
どの作業にも応用することができます。

 

それが

フォルダ整理用にデザインした壁紙を

デスクトップ背景に使う


ことです。

例えば、こんな感じの壁紙を
デスクトップの背景にするのです。

 

「え？なんでこれで整理ができるの？」と

ピンっときていない方に少し説明すると、

 

壁紙の絵を使うことで、視覚的に
「どこに」「どの資料」が置いてあるか

明確になるのです。

 

例えば、次のように
ファイルの置き方を予めに決めます。

「作成中の資料」はグレーの板に。

 「定例作業に使う資料」は白の方眼紙には。

「今日の予定資料」は黄色の付箋に。

「1か月以内に使った資料」は茶色の板に。

 

このように、資料やフォルダを
用途や役割に応じて整理することが
できます。

その結果、どうなるか。

以前の私が見失っていたマニュアルは



「定例作業」のフォルダに置かれるので
資料を探す時でも、
すぐに場を特定できます。



この壁紙を上手く

工夫して使うことで、
無駄な時間はなくなるのです。

 

 

「これはこれでいいけど、

　この壁紙だと、今の自分の
　仕事に合わないかも」
 
 

 

そんな人にオススメなのが

誰でも簡単に壁紙が作れる
次のサイトです。

 

「Canva - create free design」

https://www.canva.com/design/DADFSEnGHxQ/LWOkDuEQtXXMJ8Tn7yVQNw/edit?category=tACZCp5JRWg

 

 

このサイトは無料で自作の壁紙が作れます。

オススメなのが、いくつかのグリッドで

壁紙を分けられるところです。

 

 

グリッドで分けたら、

後はサイトで提供された
おしゃれな写真を入れていくだけ。

 

 

 

私にはセンスはありません（泣）

が、次のように壁紙を
作りました。

 

 

 

Webやメールからデータを
ダウンロードすることが多い人は

左側にダウンロード用の
ファイル置き場を作るのが

ちょいオススメです。




ここで

「へぇ～。こんな方法あったのか。

　じゃあ早速使ってみるか！」
　と考える人は

どんどん作業が効率化されて

無駄な作業が減るので、



定時退社ができるように
なるでしょう。

 

逆に、「ふーん」としか
思わなかった人は



このさきもファイル探しに
無駄な時間を割き、
残業をし続けるでしょう。

 

そうならないためにも、

今すぐ行動してほしいのです。

だから、今すぐ！
Googleで「壁紙　作業効率」で
検索してください。

 

そうすると、ファイル整理用の
壁紙がいくつか表示されますので、



どれかダウンロードして
使ってみたください。

 

あぁ。この壁紙は違ったな
と思ったら、別の壁紙を
また使えばいいのです。

 

大事なのは無駄なをなくすために

放置せずに、行動することです。

ここまでお疲れ様でした。

また一緒に明日を
変えていきましょう