【生産性アップ！】マルチタスクをこなすため仕事の進め方
お疲れ様です。
元社畜＠コージです。
今日紹介するのは
マルチタスクを効率よくこなすための
仕事の進め方について紹介します。
ちなみに、皆さんは
マルチタスクされていますか？
私はSE・営業・PMOのように
いくつかのポジションのお仕事を
もらっている関係上、
いくつものお仕事が並行に進める
ことが求められます。
具体的には
このような仕事があります。
・お客様からの問い合わせ回答
・お仕事の金銭的な見積回答
・仕事のスケジュール策定
・設計書のレビュー
・拠点移転に伴う課題対応
・障害分析
など
このように仕事を
並行して進めているような
マルチタスクをこなすのに
上手くいっていない方に
オススメの仕事法を紹介します。
これを知ることで、
あなたは今日中にやるべき仕事を終えられ、
先輩や上司からも「きっちり仕事を終える部下」
として、きちんと評価されます。
さらに、やるべきことを
ちゃんと終えられるので、
就業時間以内に退社できる。
退社すれば好きなことができます。
趣味に興じることも
もっと自分のしたい仕事を
するためのスキルアップも
家庭のために時間を設けることも
できるでしょう。
逆に、知らないと
複数の仕事を常に持ち続けて
仕事の期限 ずるずるとを延ばし続けるような
仕事のできない部下となり、
先輩や上司からは「何でこんな仕事ができないんだ」
と嘆かれます。
という私は、まさに仕事のできない部下でした。
私は、新人1年目のときは、
先輩に教えられながら１～２つの仕事を毎週こなしていました。
毎週の進捗報告のときには、自分の仕事が問題なく
進んでいることを報告して
上司から褒められることに達成感を感じてました。
そこでSE2年目となり、いよいよ新人を卒業したあたりで
先輩と同じようないくつもの仕事を
任されるようになりました。
私は今まで通り、毎週の進捗報告の場で
どの仕事も問題なく進めているように
見えなければならないと思っていました。
その方が上司や先輩からの評価がいいです。
上司から見たら仕事が同時に進んでいるように
見えるからです。上司の評価も
私の考えもとても自然だったと思います。
ただ、いくつもの仕事を少しずつ進めているけど、
新しい仕事は増える一方でした。
最終的には、１仕事あたりの充てられる時間なんて
1～2時間程度しか当てられないほどに
マルチタスク化が悪化していました。
それもそうです。
この図を見ると、1仕事に充てられる仕事が
少ない状況が明確です。
そうなると、どの作業も進まなくなるので、
全ての作業は延期せざる終えない状況になります。
全ての作業を延期した状態は
上司から見ると、こうなります。
今まですべての作業が問題なく進んでいたのに
急にどの作業も進みが悪くなって
期限も延期になった。
こいつ今まで仕事していたように見せて
実はしていなかったのでは？
この一週間はいったい何をしていたんだ？
もしかして、サボっていたのか？
なんて悪い方向に考えが進んでしまします。
さらに、悪いことは発生します。長期間で仕事をしていくと
必ず仕事の一部を忘れることが起きてしまうので、
やるべきことを忘れてしまうなんて、
ミスをしてしまいます。
それを暫定的に防ぐために
作業の背景や目的・予実を記録する必要が発生します。
１つの作業を進めては中断する度に
記録するコストは発生します。
それはつまり、マルチタスクでいくつもの
仕事を長期間で進めていけばいくほど
忘れないための記録コストがかかるということです。
1日のうち、何回もこなす作業を切り替えれば
１つの作業に集中すること難しいです。
本来1時間で済む作業を20分20分20分に分割すると、
これまでの作業を思い出すコストが
毎回仕事はじめにかかることになります。
うる覚えの仕事に集中することは人間にはできません。
なので、
ここまでマルチタスクをしていくことで
3点のデメリットを紹介しました。
・１仕事に充てられる仕事が少ない
・忘れないための記録コスト
・作業はじめの思い出しコスト
これを長く受けつつ仕事をしていくと
仕事がいっこうに終わらない
「仕事のできない部下」となっていくのです。
こうならないために、
今回紹介する方法が役立ちます。
それは
「マルチタスクをやめて
シングルタスクに変える」
です。
想像してみて
朝の5分の間に、歯磨きと着替えと顔洗うを
同時にやる人はいません。
それぞれをちょっとずつ進めるよりも
１つずつ完了してから次を進める方が
効率的だと知っているからです。
それと同じです。
数時間の間で、いくつもの仕事をことあるごとに
とっかえひっかえで作業を進めていくことは
非常に非効率です。
と、頭ではわかっても、どう行動に落とし込めれば
いいのかには３つのポイントがあります。
・優先度の高い仕事をリストアップ
数々の仕事の中に、次のように言い訳できない仕事をリストアップします。
「別の優先すべき作業があったため、この仕事はできませんでした。
優先作業が完了次第、仕事に着手できるか検討します。」
・今週のうちに３～４時間以上１つの仕事ができる日を作ります。
・その間は、誰かに声をかけられても「後にして」
電話がきたときは「かけなおしてほしい」
と伝えて、できるだけ今やっている作業を切り替えない。
・上司から新しい仕事を今週中にするように言われても
「今はこの作業を優先的にしているため、
依頼された仕事は今はできない」というふうに
できない旨を伝える。
そのようなポイントを押さることで
マルチタスクのデメリットを解消し
仕事が進められる部下になります。
今すぐ、今持っている仕事の中で
優先的にしないといけない仕事を
リストアップしましょう。
メモ帳を開いて
そこに書いてください。
そこに書かれた仕事が最優先の仕事です。
もし、仕事はいくつあっても
どれが優先かわからない場合は、
上司や先輩に相談のメッセージを入れましょう。
〇〇さん、お疲れ様です。△ △ です。
明日のどこか20分程度で自分の持っている
仕事の優先順位を相談させてください。
詳細は明日説明させて頂きます。
以上です。
このメッセージを コピペ して
〇と△を修正して先輩か上司に
送信しましょう。
そうすることで明日が少しずつ変わります。
今後も一緒に頑張っていきましょう。
